PMO: Próxima Geração – Gerando Valor

Para serem mais eficazes, os PMOs devem desenvolver suas capacidades e serviços de uma forma que se traduza em valor para seus clientes e projetos.

Historicamente, os PMOs se concentraram em supervisionar as atividades táticas de um projeto ou portfólio de projetos, o que significa mais relatórios, mais papelada e mais reuniões. Esses projetos geralmente acompanham o que foi chamado de “triângulo de ferro” de cronograma, escopo e custos.

Muitos PMOs tradicionais ficam aquém do seu potencial por:

  • Ignorar se os projetos estão ou não estrategicamente alinhados à estratégia organizacional;
  • Concentrar em itens táticos como relatórios, não nos resultados gerais do projeto;
  • Usar dados do projeto para status em vez de gerenciamento de desempenho estratégico;
  • Ser excessivamente orientado pelo processo apenas por causa do processo;
  • Falhar na implementação de ferramentas que enfocam as “soft skills” necessárias para o gerenciamento de mudanças organizacionais, comunicações, treinamento, inovação e loops de feedback aos stakeholders.

O resultado? Os stakeholders e a equipe dos projetos vêem os PMOs como um dreno indesejado de custo, em vez de uma fonte de orientação e recursos – em outras palavras, centros de custo, em vez de centros de lucro. Muitos Stakeholders veem os PMOs somente como “big brother”, sempre apontando o que alguém não está fazendo ou não fez. Os PMOs tradicionais parecem destacar de maneira desproporcional aspectos de projetos que não estão indo bem, como atrasos no cronograma, superação do orçamento ou descumprimento das diretrizes do projeto.

A conclusão é clara: os PMOs que gerenciam apenas escopo, cronograma, custo e risco devem evoluir para algo que ofereça maior valor. Embora não haja nada de errado em esperar que os projetos e as pessoas que trabalham neles produzam resultados, o PMO pode e deve fazer um trabalho melhor ao fornecer e transmitir o valor positivo que pode trazer aos executivos, aos gerentes de projetos e aos projetos que eles apoiam.

Então, como os PMOs podem mudar sua reputação? Para começar, essas equipes devem repensar completamente seu papel e função. Indo além de suas responsabilidades tradicionais, os PMOs podem ajudar as organizações a entender o impacto das políticas e decisões estabelecidas, bem como os desafios estratégicos e operacionais que surgem nos projetos. Eles devem então traduzir esse entendimento em valor que as partes interessadas considerem útil e que forneçam contribuições mensuráveis para o sucesso do projeto.

Como os membros da equipe do projeto se envolvem com os stakeholders também devem mudar. Os PMOs “old school” têm tudo a ver com conformidade e controle e “verificação” dos gerentes para garantir que tudo esteja como deveria. Um PMO baseado em valor adota uma abordagem orientada a serviços, uma abordagem que ajuda os gerentes de projeto a conduzir o projeto adiante em direção aos resultados desejados da missão. O PMO está lá para apoiar os gerentes de projetos, não para criticá-los e mostrar as falhas.

Os PMOs da próxima geração adotam uma abordagem diferente. Aqui estão algumas das melhores práticas que os diferenciam.

Envolva as partes interessadas e integre estratégias para desbloquear o potencial inovador.

Muitas organizações desenvolvem estratégias focadas em plataformas ou iniciativas. Essas estratégias impulsionam os esforços concentrados (nuvem, mobilidade, serviços compartilhados), mas limitam a consciência do potencial que pode ser aproveitado por uma estratégia unificada – que promove a convergência e a inovação da tecnologia. Como vemos nos dispositivos móveis modernos, a convergência de funções e tecnologia produziu indústrias, criou enormes redes sociais e mobilizou forças disruptivas para gerar novos valores. Os PMOs atuam como facilitadores e agentes de mudanças. Ao apresentar idéias, tecnologia, funções e capacidades que oferecem sinergias estratégicas aos gerentes de projeto que podem ajudar a moldar estratégias para gerenciar riscos e a transformação digital.

Colete e use dados para impulsionar percepções estratégicas e operacionais.

As melhores decisões são tomadas com bons dados. Quando os PMOs integram dados de toda a organização, eles estão mais bem preparados para moldar a estratégia, informar a tomada de decisões e acompanhar o desempenho. Um PMO orientado a valor:

Adiciona uma nova dimensão ao coletar dados financeiros, de projeto e operacionais;

Fornece análises que oferecem exibições ricas de desempenho que eliminam a adivinhação das decisões;

Torna os dados úteis para a empresa, aproveitando modelos e ferramentas que ajudam os gerentes a explorar as perspectivas do cliente sobre desempenho, o desempenho dos negócios em relação aos planos e como as compensações afetam o desempenho da capacidade.

Produza informações que construam consenso e eliminem as adivinhações na tomada de decisões.

Os PMOs devem usar informações de toda a empresa e de fontes externas para informar o processo de tomada de decisão. Eles devem trabalhar com os tomadores de decisão para garantir que estejam na mesma página quando se trata de planos, objetivos e estratégias. E eles devem registrar as decisões rapidamente para compartilhar com as comunidades de partes interessadas que serão impactadas. Seguir essas práticas garantirão a adesão as questões fiscais e legais.

Ajude a preparar organizações para mudanças.

Os lançamentos de políticas e produtos funcionam melhor quando você prepara a força de trabalho para o que está por vir. O gerenciamento de mudança organizacional busca conscientizar sobre uma mudança, o conhecimento de como os trabalhadores serão impactados, o desejo de aceitar a mudança e o conhecimento de como adotar e ter sucesso. O PMO de próxima geração ajuda no engajamento dos stakeholders, nas comunicações e nos treinamentos que preparam uma força de trabalho para a mudança. Em uma época de ruptura, essas capacidades nunca foram tão importantes.

Faça o básico melhor com o PMO de Próxima Geração.

As funções tradicionais do PMO ainda são tão importantes quanto sempre foram. A integração das funções tradicionais do PMO na estrutura de próxima geração do PMO garante que as dependências de informações sejam conhecidas, que as informações sejam compartilhadas e que informações consistentemente significativas estejam disponíveis para as equipes dos projetos.

Gerenciar inovação e aprendizado contínuo por meio do PMO.

Para obter o verdadeiro valor dos esforços de inovação, as organizações precisam de processos e controles para orientar a prototipagem, aprender com o que é bom e o que é ruim, e avançar nos esforços de qualificação para os projetos em escala. Como integradores, administradores de processos e analistas de informações, os PMOs são especialmente adequados para realizar o gerenciamento da inovação e compartilhar as lições aprendidas com os esforços de inovação.

Não seja “overhead”. Seja um centro de valor.

Tornar-se conhecido como um centro de valor, em vez de um centro de custo, começa com uma maneira diferente de pensar sobre a contribuição de um PMO para a organização e os projetos que ele atende. Novas abordagens, mais conjuntos de habilidades expansivas e novos produtos de PMO são necessários. Novos tipos de dados devem ser capturados, analisados e aproveitados para ajudar os gerentes a desenvolver seus projetos. Devemos continuar desenvolvendo, acompanhando e analisando as métricas do projeto, sim, mas precisamos fazer o mesmo com as métricas de resultado também. Essa mudança ajudará na transição do seu PMO de um centro de custo para um centro de valor.

Como o seu PMO está operando hoje? As partes interessadas veem suas contribuições como valor agregado ou como “overhead” . Rompa com o desempenho tradicional do PMO e leve sua organização ao próximo nível com a PYXS Consulting (www.pyxs.com.br) ou contato@pyxs.com.br.