O relacionamento entre o Gerente do Projeto e o “Steering Committee”

Quando um projeto é aprovado dentro das organizações para qualquer área de negócios, uma das primeiras questões a serem feitas deve ser “quem será o gerente deste projeto e quem estará patrocinando esse trabalho”?

Em segundo lugar, “existe a necessidade de uma governança mais ampla para garantir o sucesso do projeto”? Definido isto, durante o planejamento, o gerente do projeto deve estar trabalhando em estreita colaboração com um patrocinador que possa descrever os resultados esperados e visão geral. Se um líder de negócios não assumir esse papel durante o planejamento, essa é uma indicação inicial de risco para o sucesso do projeto, porque o patrocínio efetivo é fundamental para resultados sustentados. O gerente do projeto nunca deve ser tímido sobre a comunicação de risco de qualquer tipo com antecedência e frequência e este patrocinador deveria ter este canal permanentemente aberto.

O patrocinador do projeto, com o planejamento dos resultados esperados, também deve recrutar outros líderes para participar de uma equipe de direção, se o projeto tiver um impacto maior do que a organização direta do patrocinador. Uma equipe de direção deve ser composta por tomadores de decisão que representam áreas-chave com o único objetivo de quebrar barreiras e tomar decisões, permitindo que a equipe do projeto atinja os resultados esperados.

Os membros da equipe de direção não são diferentes de qualquer outro membro da equipe do projeto, na medida em que devem ter responsabilidades específicas relacionadas ao sucesso do projeto. Eu ja acompanhei muitos projetos em que os gerentes, erroneamente, faziam suposições sobre a equipe de direção, simplesmente porque eles por serem líderes seniores na empresa ou estar presentes em vários comitês de direção, então “eles devem saber o que eu preciso deles”. Isto pode gerar diferentes expectativas, e as expectativas desalinhadas apenas levam ao desperdício (tempo e dinheiro) e à confusão na organização do projeto.

Os gerentes de projetos bem-sucedidos mostrarão para a equipe de direção o “quadro certo”, alinhando as expectativas, envolvendo esta equipe de direção para a tomada de decisão e bloqueando barreiras com o único propósito de entregar resultados sólidos e sustentáveis.

O gerenciamento de equipes de direção pode ser complicado. Espera-se que o gerente do projeto seja um líder e conheça muito bem a cultura da organização. Isso significa divulgar resultados em todos os níveis da organização. Quanto mais alto na organização que você vai, as exigências sobre o tempo de um indivíduo podem ser difíceis de controlar. A criação de uma “cadência operacional” no início de um projeto ajuda a fornecer caminhos consistentes e previsíveis de comunicação entre todas as partes. É muito mais fácil remover uma reserva de reunião no calendário de alguém porque a execução do projeto está bem no alvo, em vez de encontrar um intervalo de tempo quando o trem esta prestes a descarrilar.
Eu tenho que imaginar que os gerentes de projeto adoram ter recuperado o tempo em seu tempo e saber que o projeto está progredindo como planejado.

Tomar uma decisão e informar corretamente será fundamental – não cancele um ponto de contato regular sem uma boa comunicação descrevendo o que está acontecendo, por que a reunião será cancelada e o que o grupo pode esperar em seguida. Se houver alguma dúvida ou preocupação dos membros da equipe de direção, não perca a oportunidade de conversar coletivamente. Mesmo que a equipe de direção precise se encontrar por apenas 15 minutos, é sempre melhor exagerar na comunicação para garantir o alinhamento. Isto vai se pagar no final.

Outra consideração importante é não limitar as comunicações da equipe de direção para apresentações formais ou e-mails de status do projeto. Você nunca pode errar com a construção de relacionamento com cada membro da sua equipe de direção, um a um. Compreender plenamente as preocupações e os interesses fundamentais de cada indivíduo na iniciativa, além de saber onde e como eles podem influenciar as mudanças, só tornarão o seu papel de gerenciamento de projetos mais impactante. Sua equipe de direção deve conhecer você, bem como qualquer outro membro da equipe do projeto. Não subestime a sua capacidade de fazer progressos ou conduzir decisões com uma conversa de corredor ou elevador quando você cultivou o relacionamento certo em toda a equipe do projeto, especialmente a sua equipe de direção.